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材料也是生产力——与企业管理人员谈公文写作(完整文档)

时间:2023-07-29 16:07:01 来源:以智范文网

在体制内,我们通常所说的“材料”,也就是机关文稿,是广义的公文。写材料,是一项说起来相当重要,干起来相当辛苦,很多人避之唯恐不及却又很难躲得开的工作。从1991年到现在,我写了整整30年材料,自我感觉下面是小编为大家整理的材料也是生产力——与企业管理人员谈公文写作(完整文档),供大家参考。

材料也是生产力——与企业管理人员谈公文写作(完整文档)

在体制内,我们通常所说的“材料”,也就是机关文稿,是广义的公文。写材料,是一项说起来相当重要,干起来相当辛苦,很多人避之唯恐不及却又很难躲得开的工作。

从1991年到现在,我写了整整30年材料,自我感觉已经炼成了一块挺不错的材料,用到哪儿,自己心里都有底,都不怎么发怵。借用从网上看到的一句话来说,你自己先得是块材料,才能写好材料。

把材料写好不容易,把怎样写材料讲好,让不写材料或不怎么写材料的人也听得懂、听得进,那就更不容易。我体会,要做到这一点,核心要领有两条:一是量体裁衣,二是深入浅出。这些年,尽管我讲了很多写作课,但就像我写的材料一样,基本上都是“定制版”,每一堂课都是新的,近些年尤其如此。

这一次,接到GT集团的授课邀请,我就琢磨:讲什么才好呢?怎样才能做到量体裁衣呢?我了解到,这次来听课的,都是集团的领导班子成员和中层正职,基本上都是不写材料的,而是“审材料”“念稿子”的。多年来,我一直在努力打造这样的写作课——写手听我的课,能够改变写作状态;领导听我的课,能够改变写作生态。为了帮助GT乃至更多的省管企业达到这个目的,我思来想去,琢磨出了今天这个主题。

对企业来说,材料是不是生产力?用政治经济学的生产力“三要素”理论来衡量,它当然是!而且既是物质生产力又是精神生产力,既是个人生产力,又是企业生产力、社会生产力。

远的不说,就先说3个前不久发生在我身上、我身边的故事:

这些年,我讲了不少写作课,受众主要是机关干部,也有不少企事业单位的工作人员乃至领导人员。就企业来说,我给国有企业讲过,也到民营企业讲过。去年,地处外省的某央企(在世界500强中排100名左右)慕名找到我,邀请我到该企业总部去讲课,不仅包吃包住包机票,开的课酬也挺可观——1万元一次(一个专题)!因为工作忙,我婉拒了这次授课邀请,但真切感受到了他们的“求课之切”。

我女儿在北方某高校读大学,学的是国际经济与贸易,今年大四。这个寒假,学校要求进行为期半个月左右的实习,她自己选择进GT,说GT是世界500强,实力强、牌子硬,不仅有助于学本事、长见识,关键是有这么一段履历,今后找工作的时候,“砝码”会重一些。上了三四天班以后,我问她干了些什么,适不适应?她说,主要的工作是查资料、做PPT,以便业务专员演示给客户看。我说,这方面老爸是专家,你要多看“三好公文课”!

前几天,我接到大学时代的班主任、某高校现职副校长的电话,说是今年向国家教育部申报博士学位授权单位,我省两所高校之间展开了竞争。一所排名靠后的学院,把我前些年帮母校弄的申博材料要过去,作为范本,结果把排名靠前的某大学给PK掉了。老师说,你写的材料确实好,“复制版”都够厉害!

材料到底是不是生产力?我想,道理不用多说,事实胜于雄辩。在学材料、写材料、审材料、改材料的长期实践中,我深刻认识到:

材料里面有理论,科学的理论为发展先进生产力指引方向;

材料里面有政策,政策红利可以直接转化为现实生产力;

材料里面有商机,商机就是发展壮大生产力的良机新机;

材料关于形象、关乎品牌,品牌就是附加值、生产力。

主题确定以后,接下来要明确提纲,往里面装内容。这堂课讲什么呢?我考虑,主要讲3个问题,概括起来就是:讲认识,让大家对材料更重视;讲职责,让大家把自己摆进去;讲方法,让大家懂得怎样把好材料质量关。

第一个问题:材料水平≈管理水平

我经常说,对干部来说,材料是“脸面”;对单位来说,材料是“门面”。脸面也好,门面也好,都只是表面,材料背后是干部的综合素质、单位的管理水平。

我的工作经历还算丰富,先后在5家不同的单位工作过,特别是到现在的单位工作以来,因为工作关系,联系和接触面比较广,市县、省直部门、省属企业、省管高校和科研院所都有所接触和了解。从总体上看,不同层级的单位(部门),材料水平与单位层级基本成正比,层级越高的单位,管理越规范越严格,材料水平和质量也越高;同一层级的单位,党政机关的材料水平最高;同一类型的单位,综合实力越强的,各方面人才越多,材料水平往往也越高。

那么,如何评价一个单位的材料水平?材料水平如何体现管理水平呢?根据我的经验,主要有这么一些“观测点”也是“评价点”:

一看材料报送是否及时。管理水平高的单位,往往工作效率也高,办文办事办会都会预好提前量,没有“拖延症”,不用“催材料”。

二看材料格式是否规范。管理水平高的单位,往往各方面管理包括公文办理、材料管理都比较规范,有一整套系统完备、科学规范、运行有效的制度体系和运行机制。这样的单位,无论报送什么材料,无论材料大小,都是端庄大方的“标准件”,让我们这些搞材料的人一看,就觉得熟悉、舒服、清爽,觉得很习惯,就像遇到了老朋友,没有疏离感、违和感,不会给人另类、看不惯的感觉——大家可以想象一下,在一群习惯于穿西服、着“整齐便装”的人中间,突然来了一个穿“露脐装”“洞洞装”的人,会是什么感觉?在我们眼里,不规范的材料就是“露脐装”“洞洞装”。

各单位专职负责审材料的人,多数是写材料出身的,或是负责写材料的。这类人多数有文字上的“洁癖”,有排版上的“强迫症”。格式不规范的材料到了他们手上,只要扫一眼,第一印象也就成型了,而且这种先入为主的“坏印象”很不容易改变。

三看材料质量是否过硬。怎样的材料才称得上“质量过硬”?《党政机关公文处理工作条例》第十九条明确规定:

公文起草应当做到:

(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。

(四)文种正确,格式规范。

(五)(六)(七)略。

我觉得,能达到这四点要求的公文,就可以说是“质量过硬”了。但前面说了,材料是广义公文的代名词,上面这四条,可以说是狭义公文或者法定公文的“硬标准”,并不完全适用于所有材料。我编过一个顺口溜,叫做《表达四要素》,适用范围更广一些——

思想观点最重要,

逻辑结构真奇妙。

信息材料不可少,

文法语法要用好。

我体会,无论口头表达还是书面表达,思想观点要准确、鲜明、有新意;逻辑结构要严密、清晰、立得稳;文稿内容要充实、丰富、有干货;语言表达要规范、生动、不啰嗦。

四看单位是否既出材料又出“写才”。有一句话说得好:人才不一定都会写材料,但会写材料的一定是人才。一个单位多出材料、出好材料的背后,必定是领导重视、团队给力,事业兴旺、生态良好;一个单位多出材料、出好材料的结果,必定是工作出成果、出经验,单位出“风头”、出人才。

第二个问题:材料生产,领导很重要

我认为,生态和生产是密切相关的两个概念,它们的区别和联系,与领导和管理有相通之处。比如:

领导者的职责是建立愿景、创造未来,管理者的职责是执行计划、改善现状;领导者的眼里看见的是整片森林,管理者看见的是一棵棵具体的树木;领导者思考的核心问题是如何做正确的事、如何用人做事,管理者思考的核心问题是如何正确地做事、如何做事用人。

从写材料的角度看,领导者的职责是改善整个单位的写作生态(放大到全部工作,就是干事创业的生态),管理者的职责是改善分管部门和下级员工的写作状态(以利生产);领导者看重的是材料的政治性、思想性,是“形而上”的高度、广度、深度,管理者看重的是材料的规范性、操作性,是“形而下”的体例、格式、措施。

无论对一家企业还是一个地方来说,写作生态对材料生产至关重要。有了好的写作生态,材料生产不仅有现实的质量保证,还可持续,能够形成“自循环”,让干部职工“不用扬鞭自奋蹄”。

机关文稿写作,向来被称为“机关第一技”“天下第一苦”。营造良好写作生态,非常重要的一点,就是把这个难度系数最高的“第一技”变得人人都肯学、人人都会用,把这个辛苦指数最高的“第一苦”变得人人愿意干、自觉干,甚至抢着干。

“生态好不好,关键在领导。”就写作生态的营造来说,从写手培养到团队组建,从生产组织到质量控制,从条件保障到机制构建,都与领导直接相关,都是领导职责所在。关于领导与写作生态或者叫“材料生态”的营造,我有以下几点认识和体会:

第一,领导的重视程度,决定材料生产的组织化程度。俗话说:“老大难,老大难,老大重视就不难。”这个“定律”之所以成立,就是因为“老大”在人员组织、资源调配、力量投入上有绝对的话语权。在“材料界”,我们经常讲,急稿小稿,独立负责,单兵作战;缓稿大稿,分工协作,集体攻关。像“十四五”规划、“两会”政府工作报告这样的大材料,理应由领导主持、指导,选精兵、调强将,出思想、拿主意,在大的方面把好关。

第二,领导的参与程度,决定材料产品的思想含金量和个性化程度。在机关文稿中,领导讲话稿是写作难度最大的。这类材料拿得下来,其他材料自然不在话下。我体会,领导讲话稿的写作,突出地表现为“三难”:领导意图“难摸透”,领导高度“难达到”,领导风格“难适应”。有效破解这“三难”,必须双管齐下:写稿的同志要努力去了解领导、学习领导、适应领导,领导本人也要对重要文稿的起草多过问,多投入一些精力。

把写作难题放大到所有材料,仍然可以说是“三难”:受命作文,领导意图难摸清;规矩严格,质量不高难过关;文约事丰,内存不足难支撑。如何破解?大家可以对症下药。

第三,领导的把关尺度,决定材料生产的精细化程度。“上面松一寸,下面松一尺。”领导要求高、把关严,下面就不敢松懈、马虎。写材料既是“技术活”也是“精细活”,细到一个字、一个数据、一个标点都不能出错。人们常说:“文经我手无差错,事交我办请放心。”中央某部一位老领导指出,这只是“合格标准”,我们的标准应当是“文经我手无差错,精准精到再出手。”

第三个问题:如何把好材料质量关

习近平总书记强调,“十四五”时期经济社会发展要以高质量发展为主题,各领域都要体现高质量发展的要求。材料工作当然也不例外,我们要以高质量的文稿服务助推高质量发展。

在座的同志多数是“审材料”的,不是“写材料”的。所谓的“审”,无论初审、复审还是终审,无论审核、审查还是审批,主要有3方面:一审程序,重在是否完备;二审形式,重在是否规范;三审内容,重在是否求实务实。形式和内容是材料的两大要素,也是材料把关的两大重点。

程序审核,主要是看发文程序是否走完了,是否一步不少、一步不错、一步不乱。涉及有关地区或者部门职权范围内的事项,要注意审核是否经过充分协商并达成一致意见。

形式审核主要包括:(1)文种是否正确。(2)排版和格式是否规范,文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。(3)附件的使用和标注是否正确。这方面,比较容易出现的一个问题是把方案、计划、总结等事务性文书直接作为“红头文件”印发。需要注意,只有法定文种才能作为“红头文件”。遇到上面这种情况,可以给事务性文书穿个“马夹”,以印发这个文书的通知为形式主件,文书本身作为实质主件。

内容审核主要包括:(1)行文理由是否充分,行文依据是否准确。(2)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。(3)文字表述审核,人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确。

上面这些“审核点”,主要出自《党政机关公文处理工作条例》,主要由办公室来审核把关。根据我的经验,作为领导干部,材料把关重在把“三关”:

一是政治关。重点看政治方向、政治立场是否正确,在重要概念、关键提法上是否与党中央保持高度一致,有没有违反政治纪律和政治规矩的地方。比如:看齐只能向党中央看齐,最好不要讲向省委、市委、县委看齐;本级本地的领导讲话不能冠以“重要讲话”,还达不到这样的“格”,这样说有“逾制”之嫌。

二是政策关。重点看有没有政策依据,政策衔接是否接得上,政策措施是否合理,可实现、可持续、可评价。

三是业务关。重点看讲的是不是内行话,是否符合工作规律,专业术语用得对不对。

无论谁来审核把关,都要注意:(1)坚持把高标准、严要求贯穿始终。(2)谁分管、谁负责,谁签字、谁负责。在我们单位,我力主建立和施行这样一种责任机制——业务处室起草的文稿特别是领导讲话稿,分管领导应承担主要的把关责任(主办处室的处长负责全面把关,办公室主要负责把程序关、格式关、文字关,分管领导负责把政治关、政策关、业务关);分管领导签字以后,应径送主要领导,无需经过分管综合文稿的领导;主要领导认为需要大改或重写的,再转签给分管综合文稿的领导。一个材料,如果需要多位班子成员审签,走流程的时候,除了主要领导放在最后面,其他班子成员不能按排序由后往前逐一审签,而是首先要让分管领导审签,然后再同时分送其他班子成员或按排序倒签。这样做,能够有效压实业务处室和分管领导的责任。(3)重要文稿要集体把关。(4)对常见“错情”特别是“硬伤”“低级错误”要心中有数,引以为戒,举一反三。

那么,常见的“错情”有哪些呢?我概括为两个字:

一是“乱”。主要表现为机制紊乱、程序错乱、格式混乱,多数情况下是态度不认真,有章不依,也有的单位是制度不全不严不细,导致无章可依。

二是“错”。主要包括:(1)规制错。比如多头报文、越级行文、越权行文;定密不准确。(2)程序错。程序倒置或缺失;涉及多部门的事项,事前不协商,办文不会签。(3)文种错。比较容易出现的是“请示”与“申请”“报告”,“决定”与“决议”等文种混淆;文种不对应,“批复”应对“请示”,“复函”应对“函”(有的同志把“复函”与“函复”相混淆);一个标题中出现多个文种,比如“关于……的请示报告”。还有一种情况,就是文种可选时未选择最佳文种,比如向先进典型学习,可以用“决定”,也可以发“通知”,具体用什么,既要看发文机关的层级,也要看这个典型是否重大。(4)内容错。比如,一文多事;在“报告”中夹带请示事项;观点不正确;概念、提法不准确;错别字。(5)格式错。比如,排版不规范;主从不分,附件未从主件中剥离出来;用印不规范,等等。

还有一种情况,就是“差”:质量差,针对性、实用性、操作性不强,这虽然算不上“错情”,但同样不能放过。

前不久,党中央就中央政治局民主生活会的情况印发了一则通报,其中有一句话,说的是“责字当头、实字落地、严字固本”。我想,只要我们念好这“三字经”,真正做到内化于心、外化于行,就一定能把好材料质量关、提高材料生产力。